什么是工作流？

简单地说，工作流是一个结构化的、预先定义的活动集，并且它是可视的，根据一系列步骤执行可以产生所需的结果。工作流可以是按步骤的基本顺序推进，也可以是与指定的依赖项、规则和需求并行发生的一系列复杂事件。理论上，每次运行相同的工作流，都会得到相同的结果。工作流由步骤、完成步骤所需的资源（例如人员或机器）以及步骤之间的交互组成。工作流描述了一项工作的起点和终点、前进方向、可能存在决策点的位置、对结果的期望以及潜在的替代步骤。最后，它为每个步骤分配责任归属。

一旦工作流就位，优化结果就是一个简单的过程。它变得更容易可视化：哪里可以消除浪费，哪里可以改进从而创造效率。成功的工作流程有助于改善员工内部的沟通，衡量员工的成长。

在项目管理领域，工作流程同样非常重要，因为它们带来了可预测性和结果可度量的能力。项目经理通常喜欢工作流程，因为在他们的工作中，无论是计划还是协调，工作流程都提供了可预期的结果。

使用工作流的好处

工作流除了可以节省时间，并确保工作的透明度和可再现性。它们还有更多的好处：

1.工作流降低了项目风险。当一个项目面临风险时，项目的复杂性会增加，并且团队成员的数量也可能会增加。工作流可以确保减少计划中的延迟。它还可以通过限制重复工作的需要来减少可能的争议和成本。

2.影响组织变革。当团队协同工作时，工作流限制了管理层干预业务流程方面的需求，并且为管理层提供可参考的依据。

3.实践工作流可以促进流程的完善。作为开发工作流的一部分，企业必须仔细检查其当前流程。这会帮助企业进行流程改进和优化。

4.工作流增加了对信息的访问。关键流程可以在每一点进行审查，确保不存在瓶颈或问题。这种监督允许项目经理确定流程从端到端的运行情况。

5.工作流程描述了不同人员的工作职责。工作流能明确定义责任归属，杜绝责任推卸的状况。

6.预估改进项目的时间。工作流给项目经理一个基础估值，以此来评估一个任务或整个项目将花费多长时间。

7.提供可见性。工作流是一种将流程可视化地传达给参与相关者的工作方法。

8.工作流帮助管理者可以更专注于战略层面的事务。当系统运行顺利时，管理者不需要花时间集中在简单的操作上。相反，他们可以关注工作的其他部分，这可以促进业务增长和发展。

9.工作流提供审计跟踪。这在使用工作流管理软件系统时尤其如此。记录任务的进度和完成情况，以及相关的细节，例如谁完成了行动，何时完成，以及所需要做的任何更改。

10.企业可以定义规则。当问题出现时，工作流程不是由人决定，而是引用预先定义的规则。这消除了协作之间的猜忌，也节省了时间，增强了员工对各自工作能力的信心。

结语

无论您创建的工作流流程类型如何，您都希望在一个可靠、自动化的平台中构建它，让该平台无缝连接到其他业务流程和工具，并提供轻松的协作。现在越来越多的企业利用基于SaaS的工作流平台用于管理和自动化协作工作，旨在通过为企业计划、跟踪、自动化和报告工作提供强大的平台来提高工作灵活性和协作性。