无论你是销售、财务、生产还是运营，你都脱离不开工作流。工作流对于各行各业都是件大事情。“我们需要优化我们的工作流程”不应该只是一句口号，绘制工作流程图、构建流程图，并在软件应用程序中投入大量资金以方便我们检查工作流程都是非常重要的工作，但最重要的是要知道工作流的症结在哪里。那我们要在如何确认工作流的症结呢？希望本篇与你探讨的部分能引起你的共鸣。

从信息捕获时就确定工作流症结

我相信许多企业在ECM／文档管理领域捕获信息从而优化系统有着丰富的经验，我们可以通过对文档的信息捕获来优化工作流。无论是大公司还是小公司，都会在文档库和工作流引擎上花费了大量的资金。许多捕获的信息要么是遗留在旧平台了，要么只是手工处理进行保存了。然而，根据标记和存储文档所需的标准，许多公司实际上只是完成了电子化文档存储的最低要求。文档存储库甚至可能没有包含任何关联的文档和数据。

通过优化信息捕获流程，工作流效率可以提高50%。捕获影响工作流的领域的一个例子是捕获大量信息时，这些信息需要正确地识别和标记文档，而无需部署额外的人力。简单的任务，如发票和采购订单之间的匹配项目，是一项冗长的任务，可以并且应该由技术来处理，人员可以人工辅助来监控，确保信息的准确性。通过这样做，准确的文档可以在不需要人工干预的情况下传递到工作流，而有错误的文档则会在处理前立即标记并修复。我们之前有一份信息迁移时的指标：50%用于工作流任务的时间花费在总信息量的5%上。当你想到这一点时，就能意识到所有这些都可以通过优化捕获流程来解决。

现在有许多工作流平台提供专门用于信息捕获的特定应用程序，这些应用程序可以作为一种更快、更准确地交付文档和元数据的方式，连接到大多数文档管理/ERP的前端。通过流程和技术优化捕获将通过快速提供正确命名和分类的文档来降低人工成本、错误导致的成本，并加快信息流动。

总结

虽然我们经常讨论如何优化工作流，但知道在何时优化工作流同样重要。如果企业能在信息捕获时就及时优化流程，只要处理得当，工作流优化可以减少50%的时间在5%的总工作量上。想象一下，这将为您留出多少宝贵的时间。