公司通常有许多工作流程，需要适当的管理和控制才能有效运行。成功的工作流管理人员经常制定新的策略，例如利用技术手段，以帮助他们优化这些流程。如果你想提高公司的整体绩效，你可能会从学习工作流管理和改进它的方法中受益。

什么是工作流管理？

工作流管理是对业务中所有任务的识别、组织和规范。工作流是指为实现预期成果而以特定顺序执行的一系列任务。管理工作流需要优化任务，以使团队成员获得更好的成果，例如没有延迟或重复地高效完成任务。

工作流通常包含以下一般元素：

1. 明确定义的步骤：这是方向，构成了项目各阶段如何完成的框架。这些步骤可能是线性的、分叉的或是两者的结合。

2. 干系人：这些专业人员是在工作流的每个步骤中执行特定任务的团队成员。干系人可能在自动化阶段保持休眠状态。

3. 规则或指导方针：指导方针以适当的顺序组织步骤，并指导团队成员在一个步骤完成之后执行下一个任务。

4. 输入：这些是完成任务所需的材料，如合同。

5. 转换：这包括将任务推进到下一个步骤的操作，例如将文档发送到另一个部门进行验证。

6. 输出：这些包括转换的产品和完成的工作流的最终成果。

工作流管理为何重要？

工作流管理很重要，因为它可以促进更好的协作，改进与手动流程的契合度，并增加任务和职责的透明度。工作流管理还可以通过自动化一些流程来降低成本。以下是实施适当的工作流管理可能给公司带来的其他好处：

1. 简化内部流程，例如指令处理

2. 减少错误

3. 提高生产率

4. 有助于监控团队进展

5. 减少文书工作和手动的系统录入

6. 识别和减少不必要的任务重复

7. 消除流程障碍

8. 记录管理绩效

什么是工作流管理系统？

工作流管理系统是一种软件系统，它帮助工作流管理人员自动化、安排和跟踪他们重复性的业务流程，以确保相同的或更好的成果。管理人员可以创建在特定限制和操作环境下的模型工作流，一个基于其选择的评估标准的系统，在这些限制下运行。这些系统可以分析和判定流程，以便未来对工作流进行优化和精简。它们还将各个系统组合到现有的框架中，并按类型组织它们。工作流管理系统有许多基本功能，其中一些常见的功能包括：

1. 路由系统：以高效的方式将信息传输到所需的目的地。

2. 分发系统：识别新信息并将其发送给可资利用的团队成员或后续自动化的步骤。它将新任务分配给可资利用的岗位，以保持工作流之间的平衡。

3. 协调系统：管理并行的活动，以防止错误和重复的发生。

4. 辅助系统：调整其他系统的进程，并向管理员发送关于未来行动的建议。

工作流管理系统的核心要素有哪些？

1. 流程构建器

流程构建器允许工作流管理人员创建自动的过程工作流。你可以在系统中定制这些工作流，方法是用自动化的任务替换流程中的手动步骤。传统上，业务流程依据在预定的任务序列中已建立的规则运行。流程构建器分析这些规则和步骤，以评估任务的重复、自动化和来源，并加以改进。

2. 工作流引擎

工作流引擎基于预先确定的业务规则和规定自动做出决策。它们使用数据库服务器管理和监视工作流活动。工作流引擎可能做出的决策示例，如发送电子邮件通知或基于某些标准自动批准贷款申请。

3. 报告工具

报告工具访问业务流程存储的数据和指标。它们允许管理员跟踪工作流的进程，查看请求状态并识别潜在的瓶颈问题。管理员可以通过将这些工具和报告显示在系统的仪表板上，为员工提供访问它们的权限。

4. 与其他应用整合

有效的工作流管理系统通常可以与第三方应用程序交互，如文字处理器、电子邮件服务器和文件共享应用程序。这可以确保想要共享外部文件或导入文档的用户的效率。这对于使用不同技术并需要灵活性的远程团队也是有益的。

5. 表单设计器

这些系统通常包含相应的表单设计器，允许用户创建、定制和控制表单，例如用于收集员工信息、创建发票、开展竞赛和发送调查的表单。员工可以控制谁查看、编辑和发送这些表单。工作流管理系统通常将这些表单保存在一个中心位置，以便于访问。

6. 自助服务界面

工作流管理系统通常具有用户友好的界面，这意味着员工可以轻松地操作系统，很少或没有困惑。有了这个功能，员工可以轻松地记录、跟踪、请求和管理信息。系统根据团队成员的需求或工作流的限定，将这些信息发送给管理员、人力资源、IT或运营团队。该界面还允许用户访问第三方应用程序并监视特定员工的信息。

如何选择合适的工作流管理系统？

1. 创建一个关于每个系统的清单或问题列表

在你决定使用一个管理系统之前，考虑一下这些问题可能是有帮助的：

这个系统是否容易定制？

这个系统有什么特点？

这个系统能识别紧急任务吗？

这个系统是否发送连续的提醒？

这个系统是否支持第三方应用的集成？

2. 考虑易于搭建的工作流管理系统

选择搭建过程简单的管理系统可能是有益的，这可以加快业务的实现过程。你可以通过搜索一个基于云的系统来实现这一点，这意味着你可以立即使用软件，而不必下载或安装到计算机上。较大的企业可能会从现场解决方案中受益，但中小型企业可能会考虑使用基于云的工作流管理系统。

3. 为员工提供可访问的界面

一些公司为擅长编码或编程的专业人员设计工作流管理系统。这类系统通常需要能够编辑和编码业务流程的IT专业人员。如果一个公司没有雇佣很多IT专业人员，那么找一个无代码工作流设计人员可能是有益的。这些系统具有可访问的界面，任何员工都可以使用——无论他们的经验水平如何。