没有人认为技术可以彻底改变办公室运作的方式?人们常说的办公自动化在实际工作中究竟表现是怎么样的呢?事实上，Workflow不仅仅是代表着工作与纸张分离，使用workflow工具意味着在于实现办公自动化。当我们在谈论办公自动化时，我们谈论的是借助技术来管理信息和资源，也就是说，使用workflow来提高公司的绩效。

Alphaflow的价值

Alphaflow BPM提供了办公自动化这一概念所涉及的计算机设备、软件和应用程序，并以数字方式收集、创建、存储、操作和重新传输执行任务和实现办公室目标所需的信息。

通过Alphaflow，我们会减少日常办公中电子邮件的使用，同时甚至减少工作中电子表单的使用。许多人并不了解，优秀的workflow产品会简化工作中的流程操作，让员工更有效地利用工作时间，减少通过交换电子邮件或即时会话的软件所损失的工作时间。

其目的是在一个单一的平台中收集和组织企业相关的所有事件，以促进项目的按时交付，帮助优化现有的程序，并定义一个灵活和有能力的工作例行程序。

办公自动化的优势

办公自动化带来的一些好处：

　　A. 提高追查责任的能力;

　　B. 能够委派和执行每个员工的任务;

　　C. 使企业具备更大的透明度，因为管理者和请求者可以实时跟踪所有请求;

　　D. 通过控制期限和发送警报，更容易建立流程的优先级;

　　E. 由于减少了活动的处理时间和人工错误，提高了工作时间的利用率;

　　F. 通过为指标、管理面板、统计数据和流程性能指标生成数据，提高了信息安全性;

　　G. 更好地控制流程，帮助员工在正确的时间做正确的事情，提高生产力;

　　H. 在基于数据的决策中具有更高的一致性和灵活性。

Workflow的八大优势

1.简单的工作流设计

设计和研究一个现代化的办公自动化系统，其目的是使最终用户的生活更容易。工作流将各种特性结合在一起设计流程，以便对使用工作流的任何人都更好，同时让他们更了解工作流任务，参与流程的建设和发展。

在选择workflow工具之前，您应该为自己创建一个直观的工作流方法，去理解并创建一系列您认为对流程重要的任务。优秀的workflow软件不应确定或定义业务所需的所有操作。相反，它的功能是以最简单的方式满足你团队的需要，拥有不复杂的工作例程和促进团队信息的交换。

2.移动兼容性

所有人都可以通过移动设备访问信息，这一点非常重要。现代企业大多拥有远程工作的团队成员，他们只是想在等待航班时访问一些重要信息，那么所选的workflow工具应该可以在他们的手机上随时访问。同时，我们在工作中也存在某些因个人原因不能回应或延迟的工作状况，拥有移动兼容性的工具能让这些缺席的团队人员在异地异时同步信息，降低沟通成本。

因此，必须确保云计算中的信息安全，以便在不影响公司活动的情况下能够快速做出决策。

3.与其他软件集成

如果您的企业已经使用了其他工具，如SAP、CRM、财务系统等，那么与其他软件集成性就很重要。

好的workflow工具具备办公自动化的集成，例如：当收到投诉电子邮件时，能自动启动客户服务流程;当某人在网站上填写联系人表格时，自动化会启动销售过程中的探访流程;当您在创建一向团队任务流程中，它将启动成本预控流程。

现代工作流系统(如Alphaflow)允许您使用钉钉等第三方等应用程序创建多个自动化。

4.任务管理

您是否使用电子邮件跟踪工作请求和流程?您的团队如何管理这些电子邮件?你有权力进入员工的邮箱吗?您是否要求您的团队将您抄送到所有邮件中，以便您了解每个请求?您每天收到多少封电子邮件?

如果这些问题中的任何一个引起了您的共鸣，那您可能需要一个具有“任务管理”功能的自动化工具。我们常听说，某些员工度假回来就看到自己的工作邮箱要“爆炸了”，每次阅读、回复这些工作邮件就可能占据我们工作很大一部分事件。但是，如果您使用workflow工具中待办事项列表界面，您可以清晰的查看团队中每个成员的所有未决任务、请求者的所有请求，并通过表单快速维护这信息。

通过管理者配置文件，您还可以重新分配任务，并使用聊天功能与您的团队进行更快速的交互。所有这些信息都保存在数据库中，您可以随时检索每个细节。

5.期限管理

时间就是金钱，并且时间是不可弥补的。正因为你不能弥补失去的时间，你需要在管理办公任务时尽可能的理性和优化。提前预设流程或请求类型，设置截止日期和日期提醒。如果可能，也为流程中的每个任务设置截止日期并对其进行监控有助于工作中规划任务优先级。

Alphaflow这类流程自动化工具还允许您定义“触发器”，这是由截止日期的进度触发的操作：它允许在某些时间即将超时前，提醒用户采取积极主动的行动来规避延误带来的风险。

6.增加企业信息透明性

在我们工作日常中，常常涉及多部门的交互。是通过邮件交流?还是要窜访其他部门?通过即时通讯?还是直接电话沟通?

Alphaflow向用户提供了一种技术，即流程至上，附加电子邮件、即时通讯等多种方式来确保您与其他团队的沟通。

流程至上的处理原则，允许您的团队成员和外部交互的成员都能查看流程中每个任务所需的所有信息。他们不需要通过一封庸长而不显眼的电子邮件来解读你的要求。

7.提供流程报告和分析

办公自动化最大的一个特色是提供流程的报告和分析。对任何公司来说，数据是决策的主要辅助手段，它与流程的经历、速度、结果以及质量同等重要。

最好的workflow产品都具有内置的报告和分析功能，因此不需要采用其他软件来测量工作时间等工作流数据。Alphaflow提供领导驾驶舱来帮助决策者建立企业动态数据的面板。

8.访问控制

工作中，我们时常关注所有工作流的访问授权，即允许或拒绝访问您认为机密的信息。

一个好的工作流自动化系统不会忽略这个特性，毕竟它是企业信息安全的度量。办公自动化最重要的功能之一是可设置访问数据的不同权限，以便控制并改进流程。

结语

当然，实现办公自动化的形式还有很多，我们也相信随着工作模式的拓展，Workflow工具也在顺应变化和需求不断改变。如果您对实现办公自动化有什么见解，我们希望与您一同探讨。