如果你的公司已经存在一段时间了，你是否遇到丢失数字文档、混淆文件、以及其他协同沟通上的问题呢？许多时候，我们会发现我们以为寻找工作中的某些素材、文档是一件轻而易举的事，但是往往因为梳理不规范造成了时间上的延误，又或者找到了才发现它并不是最新的修订版。

这只是公司在选择最有系统解决方案中常会遇到的一个问题。事实上，在公司更为复杂的协同流程中，还会遇到更多的痛点。让我们来看看公司和组织中最容易出现哪五个痛点：

痛点1：搜索文档和图纸花费的时间太长

一个人搜索文档或图纸所花费的时间与公司的成本直接相关。在当今竞争激烈的市场中，获取和快速找到所需内容的能力至关重要。你需要一个能让你用最少的努力找到正确信息的系统。寻找文件不应该把你引向迷宫，让你在茫茫的文件海洋中迷失方向。在文件管理系统中启发式搜索展现出越来越重要的价值。

痛点2：不确定找到的文件是最新版本

我们经常会问自己一个问题：“我百分之百肯定找到的这个文档或图纸是最新版本吗？”当你在处理动态文件、图形或文档时，版本控制将成为公司头痛的一个问题。

上次编辑此文档的人是谁？这个文件是什么时候更新的？如果我需要与某人共享一个文件，但不想授予他们访问网络的权限，该怎么办？我可以回顾以前的版本并了解历次所做的更改吗？

如果没有适当的文档管理系统，版本控制问题是不可避免的。使用错误的版本文档会浪费公司大量的时间和金钱。

痛点3：无法承担安全事件或失去对文件的控制

随着网络攻击的增加，安全性比简单文件共享显得更为重要。除此之外，你还需要确保正确的人可以访问正确的文件。在封闭的网络中平衡两者并不是件易事的。

您应该为团队成员分配适当的权限——哪些他们可以编辑，哪些可以共享，哪些只能查看。如果团队成员不能更改文档或与其他人共享文档，那么就要预先干预和控制，减少其选项。对于权限，能在源头控制，以后就越不可能遇到安全问题。

痛点4：文件组织混乱，没有人知道项目文件在哪里

公司存储文件的方式有：文件柜、笔记本电脑、移动硬盘等。如果把文档存储在不同介质上又不在网络上共享，那么你要找到它的时间将大大拉长。

毕竟每个人都有自己存储文件的个人习惯，这就造成了每个人将存储的信息分置在不同的介质当中。那么，每个人都有自己的文件，每个人都需要访问这些文件，我们如何将所有这些文件集中到一个地方？我们又要如何防止意外覆盖和文件重复？如果我不记得文件名了，我还能找到我的文件吗？（每个人的部分文件可能重名）

解决这种问题的方法最好是通过工作流来传道，统一对文件、附件进行分类保存。

痛点5：负担不起完备的文档管理和工作流系统

你可能会想，“我们是一家小公司，那些工作流管理提供商报价太贵了不是我们这家小公司可以承担的。”但是你是否考虑过使用错误的文档管理和工作流系统会严重影响下游工作流中的业务质量，最终导致公司成本的增加。

随着技术的进步和对文档管理的需求的增加，越来越多的公司正在提供负担得起的选项。很多功能甚至是你一家公司量身定制的，因此供应商也会根据你个人的需求来定价。