工作流帮助许多企业在效率上得到改善。但是，在工作流管理中，人们往往存在一些误区。手动流程是否需要固化？是否需要采用自动流程代替手动流程？固化流程会给企业发展带去阻碍吗？许多人甚至认为，一个工作流的有效在于其不是固定的，因此手动流程有随机应变的能力。然而，他们并没有意识到“灵活可变”的手工流程给企业带去大量的时间浪费和资源浪费。在工作流管理中，流程固化的概念并不是意味流程一层不变，而是将流程精准地刻画，确保流程中的协作者明确工作步骤，在工作中反复验证流程的完善度。

效率低下的手动流程

以往某个流程或事项的启动往往是通过邮件、即时通讯或者填写相应表格来进行申请的。例如，请求访问或更改网络帐户的流程。通常需要向经理请求更改权限，然后需要将更改权限传递给网络或IT部主管以验证请求，并最终发送回给该经理以实现帐户更改。一般来说员工需要等待修改才能访问所需的资源或应用程序。如果面对紧急而棘手的工作，这样等待申请将是一场噩梦。这种手动流程常常会延误他们开始或完成项目的时间。此外，员工还可能需要不断提醒他们的经理并麻烦他们检查流程变更的状态，因为这些请求经常丢失或未执行。

错误和安全问题

手动流程也可能导致错误，因为信息可能不正确或没有发送给正确的人，最终，员工无法获得他们最初的请求。这会造成流程的再申请，流程发起者需要重新开始，并再次联系他们的主管以更正问题。

不过，这个不是手动流程带的来最大问题。手动流程的最大问题是业务过程中的安全隐患。如果人为授权让请求者可以不小心被授予访问他们不应该操作的系统和应用程序的权限，那么这对企业来说会是一种灾难。此外，这类手动流程很难追查到真正的责任人，往往存在责权模糊的边界。

什么是工作流管理？

解决这些问题并提高组织效率的一种方法是使用工作流管理系统。工作流管理是一个受控的、自动化的流程。它具有一个定义好的任务序列，可以替代人工执行的流程。同时是可以简化员工请求的流程。

那么它对请求流程有什么帮助呢？用户只需访问一个网站并请求他们所需的内容，就可以高效、安全地执行请求。使用Web门户，员工可以请求访问应用程序、名称更改、邮箱和通讯组列表以及所需的任何其他内容。工作流的设置是这样的：当用户请求更改时，请求将经过一个预定义的人员序列，这些人员需要在实现更改之前批准更改。企业可以根据自己的需要设置工作流流程，以便根据用户和他们的请求，按照一定的顺序执行流程。员工也无需麻烦主管一一检查请求，只要设置好一套职权明晰的审批权限即可。

工作流管理系统还提供企业自定义流程。这使得流程参与者更容易看到流程实现的步骤及内容并进一步标准化流程。此外，工作流管理系统还可以设置请求的最大处理时间，这允许企业设置完成任务所需的服务级别。如果任务超过时间限制，则可以自动执行某些操作，例如向审批者发送电子邮件提醒，提醒他们需要完成任务，或将任务重新转发到其他审批者之下。

管理人员还可以自己轻松地执行许多管理任务，在流程管理的界面可以很轻而易举的获取不同流程的状态和工作情况。工作流管理系统的好处是确保流程中所有人都保持一直，避免在沟通中产生误解。这也使整个公司的效率更高，通过标准化的流程设置，使员工确切地知道需要做什么，才能获得流程更变批准。

那么，工作流如何提高安全性？工作流提出对每个请求和更改都有一个流程跟踪。它可以记录申请人的详细情况、提出的请求、批准时间和批准签发人。根据这些信息我们可以生成流程分析报告，说明谁有权访问哪些内容，并在需要时进行更改。它帮助系统审计变得非常容易，也确保可以很容易地检测和纠正任何问题。

当有员工离职，工作流也很有帮助。离职员工可以自动收到他们必须在特定期间内返回的项目的通知，或者经理可以收到关于离职员工仍保留的配置项目信息。对大型企业来说，这是非常有帮助的：在员工离职交接前后，企业都能跟踪员工在项目工作中的状态以及所掌握的资源。

结语

总之，工作流管理可以帮助企业提高效率，同时确保信息安全：每个请求和创建都会自动记录，而不像手工流程那样没有书面记录、责任不明。工作流确保了请求的流线性和高效性，使企业能够节省更多的时间、成本和资源。