你如何管理和掌控你的团队任务——通过电子邮件？还是电子表格？也许是其中之一，对吧？不幸的是，这些都不是最合适管理团队任务的工具。

工作流自动化或许是你最好的选择。它是一种技术工具，可以为您的公司提供多种优势，其中最重要的无疑是更大地控制任务的能力以及通过管理面板访问多种数据的可能性。但要实现高效的团队管理，还需要有别的出色功能。本篇我们将探讨有关工作流自动化的这些特性。

1．使用国际标准符号

毫无疑问，工作流自动化软件应该也遵循行业内最通用的BPMN符号来对工作流程进行表述和建模。

这样，确保了每个参与的人都能够更容易地沟通，并且，如果新成员加入团队，或者甚至当涉及到进行演示和向外部客户展示时，每个人都会知道这些流程图中符号的意义。这将使您的客户对贵公司提供的产品或服务的价值有更大的了解。

（工作流程图）

2．能够轻松快速地创建规则和集成

如今，要求用户掌握编码和高级编程的复杂平台时代已经过去。当今最先进的工作流自动化软件使用低代码的BPM为基础，建立具有直观的拖放界面，让您直观地配置规则和表单。

此外，工作流软件必须允许通过Web服务和插件应用程序进行集成。以下是Alphaflow的一个示例：

通过以打字形式填写表格，在AF中启动一个流程。当你在AF完成一项任务时，通过钉钉发送一条消息。或者通过其他应用工具启动一个流程。

（绑定钉钉账户设置）

3．远程访问和实时共享

数字化转型是一个改变工作习惯和公司经营方式的写照。如今，无论员工在哪里，他们都可以通过基于云的工具访问数据，这已经成为了我们工作模式中的一个不可分割的部分。对于移动办公人员、出差人员、自由职业者这种工作方式都给予了不可估量的帮助。

在这种情况下，工作流自动化软件必须具有移动性和协作资源，才能充分利用这种新文化。此外，基于云的流程自动化解决方案促进了跨团队的更多协作，使流程能够实时监控，并快速触发操作和修正。

4．对截止日期的预警

您的流程自动化软件应该允许您在工作流程中设置截止日期。在我看来，它是工作流自动化软件的主要特性之一。

同时，它还应允许创建“触发器”，以提醒员工和管理人员该截止日期的进度，促进对任务的优先排序和积极参与。

这里有一个例子：对于差旅申请流程，假如我们设定必须在最多4小时内完成申请。那么，当差旅申请流程被递交后，在其截止日期过了50%后，系统将向负责协调此事的工作人员发送电子邮件。仍在同一流程中，如果达到最后期限的70%，则自动把申请流程推送到该协调人员的事务流程中。（当然，我们可以根据不同团队的要求设定触发器的节点和任务内容。）

除了帮助团队完成调配最后期限的资源外，工作流自动化软件还提供即将到期的已完成和未完成的注册——例如有关团队的财务补偿、绩效评估等等。

设定一组好的截止日期将允许管理者在特殊情况下能委派更多的任务，节约管理成本。

5．支持多种设备

什么设备都不重要。优秀的工作流自动化软件应该为任何屏幕大小提供一个接口，具备任何终端的自适应功能。通过这种方式，团队和管理者能更加敏捷地完成工作，并且不受时间、地点的制约。

（PC端和移动端同步支持）

6．云基础设施

工作流自动化软件能使用户从各种IT维护和基础设施任务中解脱出来，传统的服务器维护、昂贵的互联网链接获取和维护、数据库和文件备份、环境管理等成本让企业疲于应对。一旦拥有了云基础设施，高昂的维护费用也将大大减轻。

云计算已经改变了这种情况。在云计算之前，系统被保存在数据中心，具有极高的可用性、安全性和竞争成本。在云设备为基础的软件中，维护成本被分配给所有客户，但同样它保证了数据的安全性和实时性。

7．业务的自动化和管理

除了允许更好地控制流程活动，工作流自动化还将促进管理，在很大程度上消除电子邮件和电子表格的使用。最后，通过领导驾驶舱，可以实时分析关键绩效指标，并以更灵活和准确的方式帮助企业决策者做出决策。