工作流是在一定时期内完成特定任务所需的活动序列或步骤，它是可重复的工作模式。其所描述的流程包括任务、文档或信息，这些任务、文档或信息按操作或预定义业务规则确定的顺序传递给适当的工作流参与者进行操作。

工作流的主要类型

工作流主要分为三种流程：

线性工作流——通常从一个步骤发展到下一个步骤，并且不可逆。

状态机工作流——通常以“状态”为参照进行，必要时可以返回到上一个点对工作流操作行为进行调整。

规则驱动的工作流——根据预定义的规则进行处理，这些规则可以启用强制数据捕获、自动任务重新分配或其他操作。

早期工作流的理念始于制造业，为了协调人与人之间的工作任务。而现代企业已经大量采用了工作流的概念，并享受其带来的好处。它能够提高效率；提供更好的响应能力；增加工作流程透明度；提高盈利能力；支持快速地工作流审批。

每个大公司或小公司都会定期处理各种审批工作流。如今，即使简单的营销活动流程，也可以通过可视化工具变得清晰可见。工作流的每个步骤都可以分配给在工作流执行过程中分布在多个部门的员工。在某些情况下，一些步骤可能还需要第三方相关者的参与或通过自动化处理来实现（例如程序调用、发送邮件等）。

工作流管理工具

无论公司规模大小，提高效率、公司的响应能力和盈利能力都是至关重要的。如果依赖冗长的电子邮件或手动工作流管理，通常会阻碍有效处理日常任务和协作的能力。

数字化的工作流通过自动化的方式交接，并且取代重复性高的手工流程，让这些任务无需人工干预即可完成。工作流通常是通过工作流管理工具实现自动化的，这些工具允许设置业务规则来指示何时可以成功完成一个步骤并触发下一个步骤。

一些工作流管理工具还可以自动协调各个步骤之间的依赖关系，允许超越线性工作流自动化，使工作流管理更加高效。最后，良好的工作流管理系统为快速的信息交换、讨论和更容易的任务跟踪提供了一个友好的数字工作环境。

工作流虽好，但更需要企业认同它的价值

为了取得成功，除了工作流自动化之外，公司还需要确保他们能够快速定制IT环境并及时满足市场需求。如果团队本身缺乏协作和沟通的意识，即使工作流能改善团队沟通的困境，它依旧无法发挥作用。因此，当公司打算采纳工作流管理工具之时，必须让团队的成员接受和理解工作流在企业应用的意义。

工作流工具将员工、自动化工作流和任务通信统一在一个工作环境中，并提高公司的团队效率和绩效。更重要的是，它允许非技术用户以简单的拖放方式设计、运行和修改工作流。这样公司可以在不依赖IT人员的情况下将其有效性提升到更好的水平。

当公司团队具备这样的意愿，我们可以适应需求定制流程，并使我们能够更高效地自动化和管理我们的工作。这也是所有现代化企业所期待的。