电子表格和工作流程自动化已经促使人力资源和招聘流程产生巨大的变化。企业现在可以简化申请和入职流程，这对于快速增长或季节性招聘的公司尤为重要。电子表格和工作流程自动化的结合节省了宝贵的时间和资源，同时有助于确保合规性，并让管理者有更多的时间和精力面对招聘过程本身，思考其优化。
纸的问题
以前，大多数企业通过纸质招聘流程，应聘者需要填写纸质申请表。然后，这份文件被带到人力资源经理那里进行审查。如果符合企业招聘需求，并经历层层面试，新员工就会被录用。在这个过程中，应聘者可能要填写更多的表格，一旦入职，这些信息又就会交给数据输入的人事招聘专员，以手动输入的方式存储在企业人力资源系统中。在输入数据之后，文件会被送到一个文件柜或一个长期安全保存的存储箱中，在那里它会一直保存到需要用到的时候。
这样一个依托纸质为媒介的传统招聘流程有很多潜在的问题。人为错误可能是最容易造成流程出错的主要原因。无论是在申请人最初填写表格的过程中，还是在手动输入数据的过程中，还是在所有文件最终归档时，都无法确保每个文件的完全准确性，也无法确保每个员工的文件中都填写了所有正确的信息。此外，每一个员工在对文件进行物理归类式也会导致许多问题。这些都会增加流程处理的时间，并给人力资源部门的员工带去莫大的障碍。
电子表格与人力资源自动化软件的完美结合
电子表单和工作流自动化为企业提供了一种更加高效和合规的解决方案。企业可以安全地在网上发布电子表格，从招聘流程的一开始就不需要纸质表格了。申请人可以自行填写电子申请表，并根据所填信息，提交其他与特定职位有关的表格填写。提交后，工作流自动化软件通过适当的人力资源渠道将电子表格和数字化文档发送给审查人员。
对于返聘员工，电子表格应用程序还可以与公司的ERP系统集成，以自动填充现有信息。申请人只需在提交新的申请前仔细检查准确性，如果有变化，他们可以直接在电子表格上更新信息。
消除错误并确保遵从性
在这个数字化过程中，不需要数据输入专家。当新员工入职时，电子表格中的数据会自动上传到企业的人力资源系统，无需手动输入数据，也避免出现任何因为人为造成错误。一份电子文件，包括完整的电子表格和任何扫描文件，将存储在公司的人力资源软件中。由于不需要任何实际的物理存储，企业会多出更多的办公空间。
更便捷的是，在提交完整的员工档案之前，系统会确保员工档案信息是否满足企业、法规的遵从性。一些职业化、执照过期的预警会伴随员工的档案一并录入系统，帮助企业避免因法律、行业、税务等延迟或不合规而造成企业损失。
对企业与管理者的好处
对于管理层来说，这种自动化的设置提供了对招聘流程非常深入的了解。当工作流自动化通过适当的渠道发送应用程序时，除了加快招聘速度之外，它还允许管理者准确地看到效率低下或瓶颈发生的位置。如果员工工作落后，管理层可以看到这一点，并实时调整工作量。
人力资源流程自动化改变了企业的游戏规则。人力资源部员工将能够将注意力从文档处理、手动处理和追踪旧员工档案转移到提高招聘效率上。员工入职时间将显著提高，在某些情况下会从几周提高到几天，而对于季节性的再就业，由于预填的表格和集成的工资数据巨大，采用人力资源流程自动化则让工作的速度加快了。另一方面，管理和自动化软件之间的数据共享可以及时为管理者提供工作流问题的正确诊断方案。
继续依赖纸质流程和手动数据输入的企业会面临各种不必要的问题和低效率。电子表格和工作流程自动化为企业提供了一种新的、更好的方式来雇佣全职员工和季节性员工，节省了人力资源员工的时间，同时提高了企业人才的水平。
