我们所做的大多数工作是临散的，都在一段时间内逐步完成阶段性的步骤。我们在工作的过程中从不同的来源接收信息和数据，希望这些信息是正确的、及时的、可理解的和可用的。没有“好数据”，我们可能完成工作，但这工作的结果可能是错误的或者是次优的。

信息的来源

我们工作的质量与我们收到信息的准确性和时间上的质量高度相关。对更好、更及时、更可用的数据的访问通常会造就更好的结果。而且通常会提高我们的工作效率。随着时间的推移，我们对信息的访问已经从基本的纸质文件，到数字文件，再到现在的大数据和人工智能。人类获取信息的能力有了很大的改进。但其中一些信息仍然被延迟，或者仅仅因为地理位置的限制而不容易获得，云正好解决了这个障碍。

云，完美的促进者

由于缺乏即时信息，销售专业人员、质量保证人员或技术人员的工作容易受到阻碍。在过去，无论是访问文件、找到正确的文件，还是经历长时间下载文件对上述工作人员来说，都是异常煎熬的事。

得益于互联网的普遍性和连接速度的高速提升，云应用的使用现在可以克服这些障碍了。实时信息不仅成为现实，而且是一种工作模式的展望。这也意味着不再有物理障碍：现在所有人可以随时随地访问知识库，对企业知识资产加以更好地利用。例如，在现场或生产车间填写表格或查看图纸和文档不再需要返回办公室查询，同时实时应用加上移动终端的普及允许车间使用实时图像、音频甚至虚拟演示来与管理层进行实时对话。

实时工作流

云现在允许许多日常工作流的参与者实时共享信息、协作和批准或修改，而不是移动表单、召开会议或将数据输入到遗留的旧系统中进行处理。在会谈、沟通中使用视频、音频和静态图片可以增加各方的相互理解，推进合作的结果。因为云无处不在，我们获得了实时交互的能力，无论是跨位置交互，还是跨时间互，这让我们的工作可以充分利用碎片化时间合理分配与使用。

云安全

使用基于云的工作流最大的一个反对声音是，许多企业担心它存在安全漏洞。其实，企业中的大多数恶意行为都发生在公司内部，改进信息分发和协作的好处远远大于潜在的安全风险。

另一方面，使用基于云的工作流解决方案增加了按用户角色、位置和项目管理访问控制的能力。在许多安全入侵工作开始之前云服务基于安全的考量就已经放在其构建当中。

基于消费者的云系统

不幸的是，一些工作流应用程序正在使用基于消费者的云系统来存储他们的文档和图纸，因为它们成本较低或没有成本。但是对于工作流解决方案来说，确保正确的版本是明确可用的，并且后面的版本是受限制的，这不仅是必要的，而且是必须的。使用错误版本的文件或图纸往往会增加成本。基于消费者的系统只提供基本的访问控制和版本控制的云系统就存在这样的问题。尤其是对于绘图管理，在需要进行次要版本控制、主要版本控制、标记和红线批注、实时协作和查看本机CAD文件的情况下，只有基于商业的系统才能足够企业的需求。

云计算中以文档为中心的商业工作流系统是提高信息分发、协作、准确性甚至安全性的一个很好的方法。获取实时数据（包括视频和音频）可以提高决策的速度和结果，而决策所使用的数据集是在企业使用中得到维护的。加上改进的安全性和生产力，这种结合加快了业务流动的速度。对于拥有基于现有内部部署解决方案的遗留系统的企业来说，是时候制定一个计划，慢慢地逐步采用基于云的工作流系统，可以采用混合云的方式，来确保企业数据的安全和最大范围的可用性。